Ogłoszenia - ngo.pl

Forum Dialogu to najstarsza polska organizacja pozarządowa stawiająca sobie za cel poprawę relacji polsko-żydowskich. Od ponad 25 lat tworzymy społeczność osób z Polski i zagranicy, które troszczą się o relacje polsko-żydowskie i podtrzymywanie pamięci o Żydach w Polsce oraz wierzą, że bogatą i złożoną polsko-żydowską historię należy badać, opisywać i upamiętniać z empatią, w duchu uczciwości i wzajemnego szacunku. Ta społeczność to Sieć Forum Dialogu.

Sieć Forum Dialogu łączy osoby, które organizują uroczystości upamiętniające, nawiązują relacje z Ocalałymi i ich potomkami, dbają o ochronę dziedzictwa żydowskiego, przeciwdziałają antysemityzmowi, edukują oraz upowszechniają wiedzę o kulturze i historii żydowskiej, a także osoby, które wspierają te działania finansowo. Sieć zapewnia im poczucie wspólnoty oraz wsparcie rozwojowe i edukacyjne, a także przygotowuje do podejmowania dialogu.

Poznaj nasz zespół tutaj.

Kogo szukamy?

Szukamy asystenta/asystentki biura i zarządu który/a wesprze nas w zadaniach związanych z obsługą sekretariatu oraz wsparciem zarządu fundacji. Na tym stanowisku będziesz miał/a okazję sprawdzić się w realizacji zadań z różnych obszarów oraz o zróżnicowanym poziomie trudności.

Twoja rola:

Jako asystent/asystentka biura i zarządu będziesz:

• zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą, czuwać nad obiegiem dokumentów, zamawiać wyposażenie i materiały biurowe, obsługiwać połączenia telefoniczne oraz główną skrzynkę e-mail, prowadzić ewidencję sprzętu, księgozbioru oraz materiałów etc.
• wspierać codzienną pracę zespołu (np. prowadzenie kalendarza oraz obsługa stacjonarnych i wirtualnych spotkań zespołu) oraz odpowiadać na bieżące potrzeby oraz problemy pracowników i pracowniczek (zamawianie serwisu sprzętu, oprogramowania etc.)
• wspierać w organizacji wydarzeń związanych z działalnością Forum Dialogu oraz integracyjnych i szkoleniowych dla zespołu
• koordynować formalności związane z zatrudnianiem współpracowników oraz wynikające ze współpracy z dostawcami usług
• wdrażać nowozatrudnione osoby, zapoznawać je z narzędziami i procesami oraz pomagać w zaaklimatyzowaniu się w miejscu pracy
• wspierać działania usprawniające funkcjonowanie Forum Dialogu w obszarze IT (wpływ na rozwój technologiczny organizacji)
• obsługiwać i korzystać z narzędzi, takich jak home.pl, Google Workspace, Zoom, Autenti, Saldeo, Salesforce oraz narzędzi pakietu Office
• uczestniczyć w tworzeniu procedur administracyjnych i biurowych
• prowadzić kalendarz zarządu, czuwać nad organizacją spotkań wewnętrznych i zewnętrznych zarządu oraz koordynować komunikację między zarządem a zespołem Forum Dialogu
• realizować budżet zgodnie z założeniami i w ramach posiadanych uprawnień
• dbać o przestrzeń biurową.

Oczekiwania:

• bardzo dobra znajomość środowiska Windows, pakietu Office oraz Google Workspace
• umiejętność poprawnego konstruowania wypowiedzi pisemnej
• otwartość na proponowanie i wprowadzanie nowych rozwiązań
• otwartość na różnorodność i wielokulturowość w środowisku pracy
• dobra znajomość j. angielskiego
• kompetencje cyfrowe, tj. łatwość w przyswajaniu wiedzy z zakresu obsługi narzędzi i aplikacji wspierających pracę zespołu
• gotowość do pracy stacjonarnej w naszym biurze (możliwa okazjonalna praca zdalna).

Szukamy osoby, która dobrze czuje się w organizowaniu i porządkowaniu przestrzeni oraz wspieraniu pracy innych osób. Pożądane cechy to zaangażowanie, bardzo dobra organizacja pracy oraz wysokie umiejętności komunikacyjne i współpracy w zespole. Szczególnie przydatna w wykonywaniu obowiązków będzie umiejętność pracy wielozadaniowej oraz priorytetyzacji zadań. Osoba na tym stanowisku powinna odznaczać się także dokładnością i odpowiedzialnością za przydzielone zadania. Chętnie nawiążemy współpracę z osobą, którą interesuje obszar administracji/zarządzania zasobami ludzkimi.

Mile widziane:

• doświadczenie w organizowaniu pracy biura/prowadzeniu sekretariatu
• znajomość środowiska organizacji pozarządowych
• znajomość narzędzi i aplikacji umożliwiających komunikację zespołu, prowadzenie spotkań online i zarządzanie relacjami z odbiorcami
• zainteresowanie tematem historii i współczesnych relacji polsko-żydowskich.

Oferujemy:

• umowę o pracę (pełen etat) z wynagrodzeniem 5900–6900 zł brutto (na początek 3-miesięczny okres próbny)
• przyjazną i twórczą atmosferę pracy w kameralnym zespole
• możliwość rozwoju uwzględniającego Twoje kompetencje oraz pozwalającego na bycie częścią różnych obszarów działalności Forum Dialogu
• biurową bibliotekę obejmującą szeroki zakres literatury o tematyce żydowskiej
• możliwość przychodzenia do biura z psem
• pracę w bardzo dobrze skomunikowanej lokalizacji (w bliskiej odległości od stacji metra i przystanków autobusowych)

Zaaplikuj!

Na Twoje zgłoszenie czekamy do 9 czerwca. Prześlij je na adres [email protected] (z tematem maila: „asystent/ka biura i zarządu: aplikacja”). Do aplikacji dołącz:

• CV (w formacie pdf)
• odpowiedzi na następujące zagadnienia (w formacie pdf, maksymalnie 2 strony):
  • Opowiedz nam o swoich trzech mocnych stronach i tym, w jakich sytuacjach miałeś/aś okazję się nimi wykazać.
  • Dlaczego chcesz dołączyć do Forum Dialogu?

Skontaktujemy się ze wszystkimi kandydatami i kandydatkami, których zgłoszenia będą spełniać powyższe wymagania (zgłoszenia niespełniające wskazanych wymagań nie będą brane pod uwagę). Z wybranymi osobami spotkamy się na rozmowy w dniach 16–27 czerwca. Rekrutację planujemy zamknąć do końca czerwca. Preferujemy rozpoczęcie współpracy 1 sierpnia, natomiast jesteśmy otwarci na wcześniejsze i późniejsze terminy w zależności od możliwości kandydata / kandydatki. Zastrzegamy sobie możliwość przedłużenia rekrutacji.

Informacja nt. przetwarzania danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Forum Dialogu z siedzibą w Warszawie (00-325), ul. Krakowskie Przedmieście 6, wpisane do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000066984, NIP: 631-22-46-582, REGON: 276-55-99-05, (dalej jako: „fundacja”) (dalej: „Administrator”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych, należy kontaktować się z fundacją drogą elektroniczną na adres e-mail [email protected] lub pisemnie na adres siedziby fundacji.

Przekazane Forum Dialogu dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacyjnego w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy, art. 22(1) Kodeksu pracy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c ) RODO). Podanie danych osobowych niezbędnych do przeprowadzenia procesu rekrutacji, a określonych w ww. przepisach, jest obowiązkowe aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Administrator nie wymaga podania danych osobowych w szerszym zakresie, niż wynikający z ww. przepisów prawa pracy, jeśli jednak dane takie zostaną przez Panią/Pana przekazane w dokumentach aplikacyjnych (m.in. w zakresie wizerunku), jest to jednoznaczne z wyrażeniem przez Panią/Pana zgody na ich przetwarzanie w celach rekrutacyjnych (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji procesu rekrutacyjnego, maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia na dane stanowisko, a ponadto przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym mogą być przetwarzane także w oparciu o prawnie uzasadniony interes w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej rekrutacji (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

W każdym czasie przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych, prawo ich sprostowania, prawo usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania. Jeśli Pan/Pani uzna, że dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z przepisami obowiązującego prawa, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).  W przypadku gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pan/Pani prawo do jej cofnięcia bez skutków prawnych dotyczących przetwarzania jakiego dokonano przed jej wycofaniem.  Odbiorcami przetwarzanych przez Administratora  danych osobowych będą podmioty dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne oraz dostawców usług, którzy wspomagają fundację w prowadzeniu procesów rekrutacji. Administrator z własnej inicjatywy nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego).