Ogłoszenia - ngo.pl

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe oraz projekty wdrożeniowe dotyczące funkcjonowania i efektywności systemu edukacji w Polsce, a także powiązań edukacji z rynkiem pracy. Instytut uczestniczy w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych i wdrożeniowych, przygotowuje raporty, sporządza ekspertyzy oraz pełni funkcje doradcze. W Instytucie pracuje około 400 osób zajmujących się edukacją i rynkiem pracy, w tym uczeniem się przez całe życie. Zatrudniamy socjologów, psychologów, pedagogów, ekonomistów i politologów. Nasi pracownicy to w większości wybitni specjaliści w swoich dziedzinach, posiadający bogate doświadczenie zawodowe obejmujące prace badawcze i wdrożeniowe, współpracę z partnerami społecznymi, w tym biznesem, a także pracę dydaktyczną, pracę w administracji publicznej, marketingowych organizacjach badania rynku i opinii oraz organizacjach pozarządowych.

Aktualnie do Zespołu Komunikacji i Organizacji, poszukujemy osoby na stanowisko:

Archiwistka/ Archiwista

Wymiar etatu: 1,0 (pełny etat)

Nr ref.: IBE PIB/ZKO/91/Archiwista/-tka/2605/2025/NGO

Miejsce wykonywania pracy: siedziba IBE PIB - ul. Górczewska 8 (praca stacjonarna)

Główne obowiązki:

Zarządzanie dokumentacją: IBE PIB generuje i przetwarza dużą ilość dokumentów i danych. Archiwista zakładowy będzie odpowiedzialny za systematyczne gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji, co pozwoli na efektywne zarządzanie informacjami.

Zgodność z przepisami: wykonywanie zadań archiwisty zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, archiwizacji oraz prawa dostępu do informacji publicznej oraz wewnętrznymi regulacjami IBE PIB.
Bieżący kontakt z instytucjami zewnętrznymi, w tym z państwowym archiwum zakładowym oraz Archiwum Akt Nowych (AAN), w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją oraz wymiany informacji.

Ochrona zasobów intelektualnych: W instytucie powstają cenne badania i publikacje, które powinny być odpowiednio zabezpieczone. Archiwista zakładowy będzie dbał o to, aby zasoby intelektualne były chronione i dostępne dla przyszłych pokoleń badaczy. Poprawa organizacji dokumentacji przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy w instytucie. Pracownicy będą mieli łatwiejszy dostęp do potrzebnych materiałów, co przyspieszy procesy badawcze i administracyjne.

Wsparcie w badaniach naukowych: Archiwista może wspierać pracowników instytutu w poszukiwaniu informacji i danych historycznych, co może przyczynić się do jakości prowadzonych badań oraz publikacji.

Archiwizacja dokumentów oraz wsparcie w procesie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w IBE PIB.
Zapewnienie odpowiedniego składowania dokumentacji oraz przekazywanie dokumentów do odpowiedniego porządku chronologicznego w tym udostępnianie pracownikom lub dyrekcji Instytutu wskazanych dokumentów ze składów chronologicznych.

Inne zadania zlecone przez przełożonego.

Wymagania wobec kandydatów i kandydatek:

Wykształcenie:

• wyższe (mile widziane w zakresie archiwistyki, historii, bibliotekoznawstwa, zarządzania informacją).

Doświadczenie zawodowe:

• minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku (mile widziane w administracji publicznej).
• ukończony kurs archiwistyczny akredytowany przez odpowiednie organy, co potwierdza zdobycie niezbędnej wiedzy i umiejętności w zakresie archiwizacji.
• preferowane jest posiadanie doświadczenia w pracy w archiwum, w tym praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizowania.

Wymogi dotyczące znajomości przepisów:

• ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r.): Reguluje zasady organizacji i funkcjonowania archiwów, zarządzania dokumentacją oraz ochrony zasobów archiwalnych.
• ustawa o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 10 maja 2018 r.): Określa zasady przetwarzania danych osobowych, co jest szczególnie ważne w kontekście archiwizacji dokumentów zawierających takie dane.
• ustawa o dostępie do informacji publicznej (Ustawa z dnia 6 września 2001 r.): Reguluje zasady udostępniania informacji publicznej, co jest istotne w kontekście archiwizacji dokumentów publicznych.

Umiejętności i kompetencje:

• zarządzanie dokumentacją;
• znajomość przepisów prawnych; 
• umiejętności analityczne; 
• zarządzanie informacją; 
• umiejętności technologiczne; 
• dobra organizacja pracy własnej, sumienność i dokładność;
• wysoka kultura osobista i komunikatywność;
• samodzielność i inicjatywa w działaniu.

Umiejętności techniczne:

• obsługa oprogramowania do zarządzania dokumentami: znajomość narzędzi i systemów informatycznych, które służą do archiwizacji, klasyfikacji i przechowywania dokumentów, takich jak systemy DMS (Document Management System).
• digitalizacja dokumentów: umiejętność korzystania ze skanerów, oprogramowania do obróbki zdjęć oraz technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) do przekształcania dokumentów papierowych w formę elektroniczną.
• umiejętność tworzenia dokumentacji technicznej: zdolność do opracowywania instrukcji, procedur i regulaminów związanych z zarządzaniem dokumentacją oraz korzystaniem z systemów archiwalnych.
• zarządzanie bazami danych: umiejętność tworzenia, utrzymywania i zarządzania bazami danych, które przechowują informacje o dokumentach oraz ich lokalizacji.
• zarządzanie archiwami elektronicznymi: wiedza na temat standardów i procedur dotyczących archiwizacji elektronicznej, w tym organizacji, zabezpieczenia i udostępniania danych.

Inne wymagania:

• praca w godzinach 8:00-16:00;
• dyskrecja i przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

Oferujemy:

• Pakiet benefitów, tj. karta Medicover Sport, ZFŚS;
• Możliwość korzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego oraz prywatnej opieki medycznej;
• Bezpłatny parking pracowniczy;
• Pracę w zespole dzielącym się wiedzą;
• Zatrudnienie w instytucie badawczym o długiej tradycji i bogatym doświadczeniu.

Warunki zatrudnienia:

• Zatrudnienie na umowę o pracę; 
• Umowa na 3-miesięczny okres próbny;
• Miejsce wykonywania pracy: siedziba IBE PIB - ul. Górczewska 8 (praca stacjonarna);
• Wymiar etatu: 1,0 etatu;
• System czasu pracy: podstawowy.

Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV oraz opcjonalnie listu motywacyjnego w terminie do 09.06.2025 r. klikając w przycisk:

Aplikuj

Po etapie analizy wszystkich aplikacji, skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami.

Dostępność:

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy jest pracodawcą równych szans w zatrudnieniu. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną. 

Jeśli Pani/ Pan jest osobą z niepełnosprawnością, może skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu. Prosimy wraz z dokumentami aplikacyjnymi złożyć kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. 

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Instytucie Badań Edukacyjnych - Państwowym Instytucie Badawczym, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Prosimy kandydatów i kandydatki o dołączenie Oświadczeń:

1. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych rekrutacjach:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE PIB przez okres najbliższych 6 miesięcy” – w przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez IBE PIB przez okres najbliższych 6 miesięcy.

2. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w CV, liście motywacyjnym lub załączonych do niego dokumentach” – jeśli w składanych dokumentach zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Informacja o Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Instytucie Badań Edukacyjnych - Państwowym Instytucie Badawczym

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy informuje o przyjęciu Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura została opublikowana na stronie internetowej Instytutu Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy, w zakładce “INSTYTUT” (link do strony: https://ibe.edu.pl/pl/zgloszenia-naruszenia-prawa).

Informacja o przetwarzaniu danych osób ubiegających się o zatrudnienie.

Administrator

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (01-180), przy ul. Górczewskiej 8 (IBE PIB), jako pracodawca.

Inspektor ochrony danych

Mogą się Państwo kontaktować z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: [email protected] lub wysyłając korespondencję na adres siedziby IBE PIB.

Cel i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy (art. 22 (1) ustawy z dn. 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (dalej: KP) oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (w przypadku danych określonych w art. 22 (1) § 1 pkt 1 – 3 KP podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zaś w przypadku danych określonych w art. 22 (1) § 1 pkt 4 – 6 KP podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast inne dane nie określone przepisami prawa – na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO*), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony w zakresie zaistnienia wzajemnych roszczeń, jeżeli będą one dotyczyć zatrudnienia, na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez IBE PIB lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO*).

IBE PIB będzie przetwarzał Państwa dane osobowe także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO*), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jeżeli w dokumentach zawarte są dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty lub organy, którym IBE PIB jest zobowiązany lub uprawniony udostępnić dane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto mogą być one udostępnione podmiotowi świadczącemu na rzecz IBE PIB usługę dostawy poczty elektronicznej lub innych systemów informatycznych oraz innym podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe w przypadku zatrudnienia w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przetwarzane przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez okres wskazany przez przepisy prawa pracy i inne przepisy szczególne.

Państwa dane osobowe w przypadku niezatrudnienia w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane nie dłużej niż przez 3 lata, licząc od dnia  zakończenia procesu rekrutacji. 

W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 6 miesięcy, licząc od dnia zakończenia procesu rekrutacji.

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują  Państwu poniższe prawa:

1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

4) prawo do usunięcia danych osobowych;

5) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

6) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22 (1) KP jest dobrowolne, ale niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych osobowych jest dobrowolne i pozostaje bez wpływu na możliwość udziału w procesie rekrutacyjnym.

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)

Automatyzacja w procesie rekrutacji

W ramach procesu rekrutacyjnego korzystamy z systemu eRecruiter, który może automatycznie analizować Państwa dane w celu oceny dopasowania do danego stanowiska na podstawie określonych kryteriów (np. doświadczenia zawodowego, umiejętności). Ostateczna decyzja o zakwalifikowaniu kandydatów do kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego podejmowana jest przez komisję rekrutacyjną, zatem nie jest to zautomatyzowane podejmowanie decyzji.