Jak przygotować dobry wniosek o dotację? Mamy dla Ciebie kurs i dwie publikacje. Sprawdź >
Fundacja Ocalenie poszukuje osoby odpowiedzialnej za kompleksową obsługę biura, obejmującą kontakt telefoniczny i mailowy oraz obieg dokumentów. Osoba zatrudniona będzie wspierać realizację projektów oraz organizację szkoleń, konferencji i wydarzeń fundacyjnych.
Szukamy osoby, która ma już pierwsze doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, ale wciąż chce się uczyć i wzmacniać swoje kompetencje.
⛯ Lokalizacja:
Warszawa
✎ Twoje główne zadania:
- Bieżąca obsługa biura – odbieranie telefonów, obsługa skrzynek mailowych, korespondencji tradycyjnej i paczek (rejestracja, dystrybucja, wysyłka), prawidłowy obieg dokumentów, ewidencja wydatków, wprowadzanie danych do wewnętrznych systemów i plików (m.in. Google Docs/Excel).
- Cykliczne zamawianie i kontrola stanów magazynowych artykułów biurowych, spożywczych i higienicznych. Dbanie o estetykę, organizację i codzienny porządek w biurze.
- Utrzymywanie relacji z kontrahentami, dostawcami oraz urzędami (np. ZGN). Nadzór nad ubezpieczeniami osób i mienia Fundacji (pilnowanie terminów polis etc).
- Prowadzenie ewidencji, wydawanie/odbiór kluczy, dbanie o sprawny przepływ osób odwiedzających biuro.
- Porządkowanie dokumentacji i archiwizacja zgodnie z obowiązującymi procedurami. Koordynacja i optymalizacja spotkań.
- Koordynacja podróży służbowych (rezerwacja biletów, noclegów, transportu etc.)
- Sporządzanie raportów, zestawień, analiz oraz prezentacji.
- Wspomaganie przy realizacji bieżących projektów oraz wsparcie w organizacji szkoleń, konferencji i wydarzeń fundacyjnych.
Oczekujemy:
- Minimum 2 lata doświadczenia w pracy administracyjnej lub na stanowisku asystenckim.
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i interpersonalne.
- Biegła znajomość Google Workspace (w tym Excel/Arkusz Google).
- Wysoka skrupulatność, dokładność i dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami.
- Samodzielność, inicjatywa oraz umiejętność pisania pism urzędowych
- Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie (praca pod presją czasu).
- Biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie (C1).
✦ Miło nam będzie, jeśli posiadasz:
- Wykształcenie wyższe administracyjne lub pokrewne.
- Znajomość zasad archiwizacji.
- Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.
To oferujemy:
- 7 130 zł - 7 800 zł brutto, (w zależności od wykształcenia i doświadczenia)
- telefon komórkowy
- praca stacjonarna w godzinach 8:00-16:00
Nasza kultura organizacyjna i benefity:
- mówimy sobie po imieniu 🙂
- casual dress code,
- krótsze piątki,
- dodatkowe dni wolne w roku,
- elastyczny czas pracy,
- dopłata do prywatnej opieki zdrowotnej,
- karta sportowa,
- dofinansowanie do wypoczynku,
- superwizje indywidualne i grupowe,
- szkolenia,
- praca w różnorodnym, wspierającym środowisku.
Etapy rekrutacji:
- Przeanalizujemy Twoją aplikację.
- Jeśli Twoje kompetencje wpiszą się w nasze oczekiwania, spodziewaj się kontaktu od osoby z zespołu HR.
- Spotkanie rekrutacyjne trwa około 45 minut. Nie zadajemy podchwytliwych pytań, ani nie prosimy o rozwiązywanie zadań z matematyki 🙂 Pytamy o doświadczenie zawodowe, wymagane umiejętności językowe i opowiadamy o specyfice pracy w Fundacji. Rozmowa prowadzona jest przez osobę z HR i osobę merytoryczną.
- Informację zwrotną otrzymasz niezależnie od decyzji.
W razie pytań prosimy o kontakt: [email protected]
Informacje dodatkowe:
Biura Fundacji Ocalenie są zlokalizowane w przestrzeniach niedostosowanych do potrzeb osób z niektórymi niepełnosprawnościami. Utrudnienia mogą być spowodowane m.in. brakiem podjazdów i wind oraz występowaniem schodów, nierównych powierzchni etc. Przywiązujemy wagę do zasady równego traktowania, jesteśmy otwarte na pytania i sugestie, które wspólnie pozwolą znaleźć rozwiązania zwiększające dostępność. Jeśli masz pytania, napisz na adres: [email protected].
Informujemy, że treść Procedury Zgłaszania Naruszeń, Polityka Ochrony Osób Klienckich oraz Polityka Ochrony Dziecka są dostępne na stronie internetowej Fundacji: www.ocalenie.org.pl
Czekamy na Twoją aplikację do 17.12.2025.