Ogłoszenia - ngo.pl

Specjalista / specjalistka ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień

Dyrektor Ośrodka Rozwoju Edukacji w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 28, 00-478 Warszawa, poszukuje kandydata / kandydatki na stanowisko specjalisty / specjalistki ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie „Odbiór zaawansowanych technologicznie e-materiałów i gier” w Wydziale Projektów ORE.

Wymiar etatu: 0,5 etatu, na czas określony, od dnia podpisania umowy do 31 marca 2029 r. (pierwsza umowa na trzymiesięczny okres próbny)

Miejsce wykonywania pracy: praca hybrydowa

Do głównych zadań osoby zatrudnionej będzie należeć:

1. Przygotowanie wkładu do dokumentacji przetargowej i proceduralnej, w tym opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów, harmonogramów postępowań i niezbędnych załączników zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi projektowymi.
2. Współpraca z wydziałem zamówień, zespołem merytorycznym i finansowym w celu zapewnienia prawidłowego przygotowania dokumentów, ich spójności oraz zgodności z harmonogramem realizacji projektu.
3. Weryfikacja zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą Prawo zamówień publicznych, regulacjami krajowymi i unijnymi oraz wytycznymi instytucji nadzorujących projekt.
4. Monitorowanie terminów postępowań zamówieniowych, weryfikacja realizacji etapów procedur i zgłaszanie działań korygujących w przypadku opóźnień lub niezgodności.
5. Wsparcie w procesie wyboru wykonawców, obejmujące udział w komisjach przetargowych, analizę ofert, przygotowywanie rekomendacji oraz nadzór nad realizacją zawartych umów w zakresie zgodności z dokumentacją i harmonogramem.
6. Przygotowywanie raportów, zestawień i analiz dotyczących dokumentacji projektowej, niezbędnych dla instytucji nadzorujących projekt oraz kierownictwa programu.
7. Utrzymywanie spójności i kompletności dokumentacji projektowej, w tym monitorowanie obiegu dokumentów między zespołami, archiwizacja oraz zapewnienie dostępności dokumentów na potrzeby kontroli zewnętrznych i audytów.

Wymagania związane z realizacją wymienionych zadań

Niezbędne:

• wykształcenie wyższe;
• minimum 5-letni staż pracy;
• doświadczenie w opracowywaniu opisów przedmiotu zamówienia (OPZ), specyfikacji warunków zamówienia, projektów umów i harmonogramów postępowań;
• znajomość przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych, regulacji krajowych i unijnych oraz wytycznych instytucji nadzorujących projekty współfinansowane;
• doświadczenie we współpracy z zespołami merytorycznymi i finansowymi w zakresie przygotowywania dokumentacji projektowej i przetargowej;
• umiejętność monitorowania terminów i etapów postępowań zamówieniowych oraz identyfikowania ryzyk proceduralnych;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność planowania i realizacji wielu zadań jednocześnie;
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, zwłaszcza programu Word i Excel, w tym praca z tabelami, formularzami i zestawieniami danych;
• wysokie kompetencje interpersonalne, odpowiedzialność i samodzielność w działaniu, umiejętność współpracy zespołowej.

Pożądane:

• doświadczenie w przygotowywaniu postępowań zamówień publicznych w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
• doświadczenie w pracy przy dokumentacji przetargowej w projektach edukacyjnych lub społecznych;
• udział w komisjach przetargowych lub weryfikacji ofert wykonawców;
• doświadczenie we współpracy z jednostkami administracji publicznej, w tym z wydziałami zamówień oraz instytucjami nadzorującymi projekty;
• doświadczenie w opracowywaniu standardów i procedur przygotowania dokumentacji projektowej i przetargowej;
• wielozadaniowość;
• samodzielność i inicjatywa w działaniu;
• komunikatywność;
• odpowiedzialność;
• otwartość na nowe wyzwania zawodowe i chęć uczenia się;
• dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją czasu, w dynamicznie zmieniających się warunkach.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• CV;
• kopie dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie;
• kopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji;
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, referencje i rekomendacje;
• podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach – jeśli w zakresie tych danych zawarte są szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO – o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach”.

Informacja RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.), dalej „RODO”, Ośrodek Rozwoju Edukacji w Warszawie informuje, że:

1. Administratorem państwa danych osobowych jest Ośrodek Rozwoju Edukacji z siedzibą w Warszawie (00-478), Aleje Ujazdowskie 28, e-mail: [email protected], tel. 22 345 37 00.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: [email protected] lub pisemnie, przekazując korespondencję na adres siedziby administratora wskazany w punkcie 1.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia aktualnej rekrutacji w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (dalej „Program”), na podstawie zgody wyrażonej w zakresie dobrowolnie podanych przez Państwa danych w związku z uczestnictwem w rekrutacji, jeśli w zakresie tych danych są zawarte szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, a także w celu realizacji zadań powierzonych beneficjentowi w związku z realizacją Programu, w tym:
   1. potwierdzania kwalifikowalności wydatków,
   2. wnioskowania o płatności do Komisji Europejskiej,
   3. raportowania o nieprawidłowościach,
   4. ewaluacji,
   5. monitoringu,
   6. kontroli,
   7. audytu,
   8. sprawozdawczości,
   9. działań informacyjno-promocyjnych.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji obowiązków spoczywających na administratorze (art. 6 ust. 1. lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO), Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 oraz przepisów prawa europejskiego i krajowego:
   1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej;
   2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylającego rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz.Urz. UE L 231 z 30.06.2021, s. 21, z późn. zm.);
   3. Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, w szczególności art. 87–93;
   4. Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego;
   5. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
5. Podanie danych jest niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w punkcie 3. Konsekwencje niepodania danych osobowych wynikają z przepisów prawa, w tym uniemożliwiają udział w projekcie realizowanym w ramach Programu.
6. Państwa dane osobowe mogą zostać również powierzone specjalistycznym firmom, realizującym na zlecenie instytucji zarządzającej lub pośredniczącej ewaluacje, kontrole i audyt w ramach Programu.
7. Odbiorcami państwa danych osobowych mogą być:
   1. podmioty, którym administrator lub odrębni administratorzy powierzyli wykonywanie zadań związanych z realizacją Programu, a także eksperci, podmioty prowadzące audyty, kontrole, szkolenia i ewaluacje;
   2. instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE), a także inne podmioty, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem Programu;
   3. organy Komisji Europejskiej, minister właściwy do spraw finansów publicznych, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
   4. podmioty, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, np. dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3.
9. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.
10. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
11. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące uprawnienia: prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie, prawo do sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w przypadku gdy osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych obowiązujące w Polsce.

Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów osobiście do kancelarii ORE (pok. 103) lub pocztą na adres: Ośrodek Rozwoju Edukacji, Aleje Ujazdowskie 28, 00-478 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: „Oferta pracy na stanowisko specjalisty / specjalistki ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie Odbiór zaawansowanych technologicznie e-materiałów i gier”, w terminie do 11 maja 2026 r.

Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeśli wpłynęły na podany adres do11 maja 2026 r., do godziny 16.00.

Za dokumenty dostarczone w terminie uznaje się również dostarczenie kompletu dokumentów drogą elektroniczną na adres e-mailowy: [email protected] w terminie do 11 maja 2026r., do godziny 16.00. W temacie e-maila prosimy wpisać: „Oferta pracy na stanowisko specjalisty / specjalistki ds. dokumentacji proceduralnej i zamówień w projekcie Odbiór zaawansowanych technologicznie e-materiałów i gier”.

Rekrutacja składa się z następujących etapów:

1. weryfikacja formalna dokumentów (do następnego etapu zostaną zakwalifikowane osoby, które złożą w terminie kompletne dokumenty);
2. analiza merytoryczna ofert spełniających wymagania formalne (do następnego etapu zostaną zakwalifikowane osoby, które spełniają wymagania wskazane w ogłoszeniu);
3. rozmowa kwalifikacyjna.

Ośrodek Rozwoju Edukacji w Warszawie zastrzega sobie prawo niewyłonienia kandydata, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.