Ogłoszenia - ngo.pl

Szukamy osoby, która dobrze zna zasady zamówień publicznych i zakupów finansowanych ze środków publicznych, potrafi przygotować dokumentację postępowania, rozumie realia pracy projektowej, umie współpracować z zespołami merytorycznymi i jednocześnie konsekwentnie dba o zgodność, konkurencyjność, przejrzystość i bezpieczeństwo procesu. Funkcja wymaga bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, ponieważ część postępowań będzie prowadzona na potrzeby Przedstawicielstw i projektów międzynarodowych.  

Oferta nr 2026/03

1. Nazwa stanowiska: Starszy specjalista/ Starsza specjalistka ds. Zamówień Publicznych
2. Wymiar czasu pracy: 40 godzin tygodniowo
3. Warunki zatrudnienia: umowa o pracę na okres próbny (3 miesiące), przy dobrej współpracy kolejna umowa na czas nieokreślony
4. Miejsce pracy: Warszawa (tryb hybrydowy: minimum 2 dni pracy z biura, 3 zdalnie)
5. Planowany początek realizacji zadań: sierpień/wrzesień 2026

Główne zadania:    

• przygotowywanie, współprowadzenie i dokumentowanie postępowań zakupowych i zamówieniowych w FSM (w szczególności: przyjmowanie zgłoszeń zakupowych od zespołów, weryfikacja kompletności informacji, kwalifikacja zamówienia pod względem wartości, trybu, źródła finansowania, wymogów donatora i ryzyk proceduralnych); 
• przygotowywanie lub uczestnictwo w przygotowaniu dokumentacji postępowania, w tym zapytania ofertowego, formularzy ofertowych, oświadczeń, protokołów, weryfikacja projektów umów z wykonawcami, odpowiedzi na pytania wykonawców, informacje o wyborze oferty, itp.;
• prowadzenie formalnej komunikacji z wykonawcami (obsługa dedykowanej skrzynki lub kanału komunikacji, rejestrowanie pytań, przygotowywanie formalnych odpowiedzi we współpracy z zespołem merytorycznym, pilnowanie terminów, dokumentowanie zmian w dokumentacji i zapewnienie równego dostępu wykonawców do informacji); 
• odpowiedzialność za prawidłowość formalno-proceduralną prac komisji, kompletność dokumentów, protokołowanie czynności, weryfikację formalną ofert, przygotowanie projektów wezwań, zestawień, uzasadnień oraz dokumentów wyboru; 
• prowadzenie centralnego rejestru zamówień, kompletowanie akt postępowań, archiwizacja dokumentacji, przygotowywanie zestawień i raportów dla przełożonego oraz wspieranie FSM w przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli, audytu i sprawozdawczości. 

By dobrze wykonywać swoje zadania potrzebne Ci będą:

Wykształcenie i doświadczenie:

• Wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: prawo, administracja, ekonomia, finanse, zarządzanie, stosunki międzynarodowe albo pokrewne. Równorzędnie traktowane jest wykształcenie uzupełniające/poszerzające znajomość obszaru zamówień publicznych.
• Co najmniej 4 lata doświadczenia w obszarze zamówień publicznych, zakupów finansowanych ze środków publicznych, zamówień projektowych - doświadczenie to mogło być zdobyte w administracji publicznej, organizacjach międzynarodowych, NGO, innych instytucjach.

Kompetencje merytoryczne:

• znajomość Prawa zamówień publicznych oraz praktyki zakupów poniżej progów ustawowych; 
• rozumienie zasad: konkurencyjności, przejrzystości, równego traktowania, proporcjonalności i efektywności wydatków;
• znajomość zasad realizacji projektów finansowanych z polskich i europejskich środków publicznych; 
• umiejętność analizy umów grantowych, wytycznych i kwalifikowalności wydatków; 
• bardzo dobra umiejętność przygotowywania dokumentacji zakupowej (zapytania, SWZ, protokoły, umowy itp.);
• znajomość ryzyk zakupowych (np. konflikt interesów, dzielenie zamówień, błędy w OPZ i kryteriach).

Kompetencje językowe:

• bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie 
• znajomość dodatkowych języków (np. ukraiński, rumuński, rosyjski) – mile widziana.

Kompetencje cyfrowe:

• bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365, w szczególności Word, Excel, Outlook, Teams i SharePoint. Mile widziana znajomość MS Lists, Planner, narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów, platform zakupowych lub baz dokumentacji projektowej. 

Kompetencje organizacyjne i osobiste:

• bardzo dobra organizacja pracy (w tym umiejętność pracy przy wielu zadaniach równocześnie), dokładność i terminowość
• odporność na presję czasu i krótkie terminy
• komunikatywność i umiejętność jasnego przekazywania zasad oraz współpracy z osobami o różnym poziomie znajomości zamówień
• samodzielność, dyskrecja, rzetelność, wysoka etyka i bezstronność.

Atutem będzie doświadczenie w projektach finansowanych przez KE, MSZ, administrację publiczną, organizacje międzynarodowe lub innych donatorów instytucjonalnych. 

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę oraz komfortowe warunki pracy w nowoczesnym biurze w centrum Warszawy,
• możliwość przystąpienia do abonamentu medycznego PZU ZDROWIE i grupowego ubezpieczenia PZU ŻYCIE na preferencyjnych warunkach,
• przyjazne i wspierające środowisko, w którym możesz liczyć na pomoc zespołu i dobrze wdrożone polityki antydyskryminacyjne, zapewniające równe traktowanie i psychologiczne bezpieczeństwo,
• możliwość rozwoju dzięki współpracy z doświadczonymi kolegami i zewnętrznym szkoleniom,
• cenne doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku, które otwiera nowe perspektywy zawodowe,
• pracę, która ma znaczenie – realny wpływ na zmienianie rzeczywistości na lepszą. 

Osoby zainteresowane ofertą prosimy o przesłanie aktualnego CV zapisanego w formacie PDF.

Termin i sposób przesyłania zgłoszeń: 26 czerwca 2026 r. pocztą elektroniczną na adres: [email protected] z tematem wiadomości “Oferta 2026/03”.

Fundacja odpowie jedynie na wybrane oferty. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. Obowiązuje zasada first come, first served. Prosimy nie zwlekać z wysłaniem zgłoszenia. Zastrzegamy możliwość wcześniejszego zakończenia rekrutacji. 

Informujemy, że zgodnie z Polityką wynagrodzeń pracowników FSM, podstawowe wynagrodzenie na stanowisku starszego(-ej) specjalisty(-ki) od 8000 zł brutto do 11500 zł brutto. 

Przebieg rekrutacji: 

1. Po weryfikacji nadesłanych dokumentów zaprosimy wybranych kandydatów/(-ki) na pierwsze spotkanie z zespołem rekrutacyjnym (będziemy kontaktować się z wami telefonicznie). Spotkanie trwać będzie max. 60 minut. Mogą się pojawić pytania w językach obcych, jeśli ich znajomość jest wymagana w ofercie.
2. Po spotkaniu zespół przekaże Zarządowi swoje rekomendacje i wyłonione zostaną 1-2 osoby, które zaprosimy na kolejne spotkanie – tym razem z Zarządem FSM (spotkanie w biurze Fundacji przy ul. Czackiego 7/9/11 w Warszawie), 
3. Po podjęciu decyzji przez Zarząd, poinformujemy kandydatów(-ki) o wynikach rekrutacji.  

Klauzule związane z ochroną danych osobowych:   

Prosimy o dopisanie w tytule wiadomości mailowej numeru oferty. Informujemy, że administratorem danych osobowych jest Fundacja Solidarności Międzynarodowej z siedzibą w Warszawie, ul. Czackiego 7/9/11, 00-043 Warszawa. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w rekrutacji (art 6 ust 1 lit.b RODO). Dane osobowe będą przetwarzane przez Fundację wyłącznie w celach niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji. Dane będą przetwarzane przez okres konieczny do przeprowadzenia rekrutacji oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane nie będą przetwarzane przy pomocy systemów do zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do treści danych osobowych i ich poprawiania, prawo uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych osobowych, jak również prawo żądania sprostowania danych osobowych, cofnięcia zgody na przetwarzanie lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem prawa albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie). Informujemy, że Fundacja Solidarności Międzynarodowej wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się pod adresem email: [email protected]   

Jeżeli wyrażasz zgodę na przetwarzanie dokumentów na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Fundację, prosimy o dopisanie następującej klauzuli:  
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb przyszłych rekrutacji przeprowadzanych przez Fundację Solidarności Międzynarodowej.    

W przypadku braku powyższej zgody, wszystkie otrzymane przez FSM dokumenty zostaną zniszczone do dnia 31 października 2026 r.