Ogłoszenia - ngo.pl

Rozwijamy dział programów dotacyjnych i poszukujemy osoby, która dołączy do zespołu zajmującego się Funduszem Społeczeństwa Obywatelskiego EOG. To kolejny krok w rozwoju naszych działań, który pozwoli jeszcze skuteczniej wspierać organizacje społeczne. 

Kogo szukamy: osoby do zespołu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG, która będzie koordynować rozbudowę i obsługę internetowego systemu wniosków, procesy administracyjne oraz komunikację w Konsorcjum 

Stanowisko: specjalistka/specjalista ds. internetowego systemu wniosków oraz procesów Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG. 

Liczba etatów: 1

Tryb pracy: hybrydowy (2 dni w biurze, 3 dni zdalnie)  

Biuro: Warszawa, ul. Sapieżyńska 10a 

Czas trwania projektu: do końca 2031 r.   

Czym będziesz się zajmować?  

W zakresie dotyczącym internetowego systemu wniosków:  

• Nadzorem nad rozbudową i obsługą internetowego systemu wniosków dla programu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG, 
• Koordynacją komunikacji między Fundacją, administratorem IT i firmą programistyczną,
• Analizą potrzeb Fundacji w zakresie systemu wniosków oraz definiowaniem na ich podstawie wymagań i zadań dla firmy programistycznej,
• Testowaniem wdrożonych rozwiązań, zgłaszaniem błędów oraz monitorowaniem poprawności działania systemu, 
• Świadczeniem wsparcia w zakresie obsługi systemu wniosków dla pracowników Fundacji oraz członków Konsorcjum Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG,
• Zarządzaniem systemem wniosków w zakresie użytkowników i uprawnień,
• Wprowadzaniem treści i konfigurowaniem formularzy (np. formularzy wnioskowych i kart oceny) zgodnie z wymogami programu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG.

W zakresie dotyczącym wsparcia procesów Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG: 

• Wsparciem Dyrektorki Funduszu w organizowaniu i utrzymywaniu kontaktów z członkami Konsorcjum Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG,

• Zapewnieniem efektywnej komunikacji z Biurem Mechanizmów Finansowych w Brukseli, 

• Wsparciem Dyrektorki Funduszu w przygotowaniu sprawozdań i materiałów dla Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli, 

• Prowadzeniem dokumentacji Funduszu,

• Prowadzeniem procesów administracyjnych związanych z realizacją programów, w tym bieżącą kontrolą dokumentacji,

• Organizacją i uczestnictwem w spotkaniach podsumowujących, w tym z przedstawicielami Państw-Darczyńców i Państw-Beneficjentów (także w języku angielskim).  

   Jakich kompetencji oczekujemy?  

1. Doświadczenie adekwatne do zadań opisanych w powyższym punkcie, np. współpraca przy przygotowaniu i prowadzeniu systemów internetowych, ze szczególnym uwzględnieniem systemów do obsługi dotacji lub stypendiów, koordynacja obiegu dokumentów, prowadzenie sprawozdawczości. Szczególnie cenione będzie doświadczenie pozwalające łączyć perspektywę konkursów dotacyjnych z praktycznym rozumieniem procesów obsługiwanych przez system wniosków.    

2.Wiedza merytoryczna:  

• mile widziana praktyczna wiedza z zakresu realizacji i rozliczania dotacji, w tym rozumienie etapów naboru, oceny, podpisywania umów, sprawozdawczości i monitoringu,
• mile widziana praktyczna wiedza z zakresu praw człowieka, przeciwdziałania dezinformacji, ochrony środowiska i zmiany klimatu.          

3. Kompetencje twarde:  

• wykształcenie wyższe magisterskie/licencjackie lub doświadczenie równoważne,  
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. C1),  
• bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365 oraz swoboda w korzystaniu z aplikacji wchodzących w jego skład (np. Excel, Teams, SharePoint) lub gotowość do szybkiej nauki,
• umiejętność definiowania wymagań funkcjonalnych: precyzyjne przekładanie potrzeb użytkowników na zadania programistyczne oraz określanie kryteriów ich odbioru,
• skrupulatność w testowaniu rozwiązań: umiejętność realizacji scenariuszy testowych, identyfikowania błędów i niespójności oraz dokumentowania poprawek i propozycji usprawnień,
• mile widziana znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami (np. JIRA).         

4. Kompetencje miękkie i organizacyjne:  

• analityczność, skrupulatność, terminowość, odpowiedzialność, 

• uważna komunikacja i praca zespołowa, w tym umiejętność tłumaczenia potrzeb osób nietechnicznych na język zrozumiały dla osób technicznych i odwrotnie, 

• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, np. w sytuacjach, w których trzeba najpierw zidentyfikować problem, zebrać informacje od użytkowników i przełożyć je na możliwe działania,

• życzliwość, elastyczność i otwartość na pomysły innych,  

• radzenie sobie z sytuacjami wymagającymi priorytetyzacji,  

• gotowość do uczenia się i podejmowania nowych zadań, szczególnie w obszarze narzędzi cyfrowych, konfiguracji procesów i pracy z danymi,  

• życzliwe podejście do wnioskodawców i grantobiorców, harmonijna współpraca z partnerami i podwykonawcami.  

   Co proponujemy?  

1. W wyniku rekrutacji przedstawimy ofertę pracy z wynagrodzeniem w wysokości 10 000 zł brutto.

2. Pierwsza umowa: na okres próbny (3 miesiące). Wynagrodzenie na okres próbny jest o 500 zł niższe.  

3. Druga umowa: na rok od zakończenia okresu próbnego.

4. Trzecia umowa: do 31.12.2031 (zakończenie Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG). Zatrudnienie po zakończeniu projektu uzależnione jest od dalszych planów i działań Fundacji.  

5. Benefity: prywatna opieka medyczna (w całości finansowana przez pracodawcę), Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (m.in. dofinansowanie wakacji), karta MultiSport, ubezpieczenie grupowe, Pracowniczy Program Emerytalny (składka w całości po stronie pracodawcy), Program Rozwojowy (indywidualny budżet, który można przeznaczyć na rozwój osobisty lub zawodowy).  

    Dlaczego warto z nami pracować?  

6. Wpływ społeczny i praca z sensem – wzmacniamy społeczeństwo obywatelskie. 

7. Przejrzystość i stabilność – mamy klarownie określone role, cele, procesy i widełki wynagrodzeń. 

8. Rozwój merytoryczny – prowadzimy zróżnicowane projekty, mamy kontakt z ekspert(k)ami, dajemy możliwość podnoszenia kwalifikacji. 

9. Praca hybrydowa – pracujemy dwa dni w biurze, trzy dni zdalnie. 

10. Kultura współpracy i szacunku – dbamy o rzeczową komunikację, konstruktywny feedback, wsparcie zespołu. 

     Jak wygląda proces? 

11. Zgłoszenia: do 17 sierpnia 2026 roku. 

12. Rozmowy (1 etap): w okresie od 24 sierpnia do 4 września (termin potwierdzimy indywidualnie). Preferujemy spotkania na żywo, w razie potrzeby możemy porozmawiać online.

13. Rozmowy (2 etap): w okresie od 7 do 11 września 2026 roku

14. Decyzja: do 15 września. 

15. Początek pracy: od 15 października lub do uzgodnienia.  

Uwaga: skontaktujemy się z wybranymi osobami. 

Rozmowy będą prowadzone przez komisje składające się z co najmniej dwóch osób, w tym kierowniczki dotacji Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG i kadry zarządzającej. 

O co możemy zapytać w trakcie rozmowy?  

1. Doświadczenie: które Twoje doświadczenia zawodowe będą najbardziej przydatne w pełnieniu zadań opisanych powyżej?  
2. Motywacja: dlaczego chcesz pracować w programach dotacyjnych? Co będzie dla Ciebie największym wyzwaniem?  
3. Wiedza: udzielanie dotacji, Fundusze EOG i Fundusze Norweskie, organizacje społeczne, systemy informatyczne – co Cię w tym wszystkim najbardziej interesuje?  
4. Kompetencje: prezentując swoje kompetencje, skup się przede wszystkim na tych, których szukamy. 
5. Praca zespołowa: jak rozumiesz dobrą kulturę współpracy?  
6. Organizacja pracy: jak ustawiasz priorytety? Co Ci przeszkadza, co Ci pomaga?   
7. Grantobiorcy: jakie specyficzne kompetencje są ważne w pracy z organizacjami społecznymi?  
8. Angielski: krótka rozmowa (ok. 2–3 min). 

Jak się zgłosić? 

Wyślij mail na adres: [email protected] 

W temacie wpisz: rekrutacja do zespołu FSO EOG 

W treści: 

1. Napisz nazwę stanowiska, na które aplikujesz: specjalistka/specjalista ds. internetowego systemu wnioskowego oraz procesów FSO EOG. 
2. Dołącz CV. 
3. Możesz krótko opisać swoją motywację; skup się na tym, czego nie widać w CV. 
4. Podaj swoją dostępność w dniach od 24 sierpnia do 4 września. 

Dostosowania i równość szans 

Cenimy różnorodność, jesteśmy pracodawcą równych szans.  

Rekrutacja jest otwarta dla wszystkich, niezależnie od wieku, stopnia sprawności, pochodzenia, tożsamości płciowej, orientacji psychoseksualnej czy sytuacji rodzinnej. 

Zapewniamy warunki rekrutacji i pracy dostosowane do różnorodnych potrzeb i profili poznawczych. Jeśli potrzebujesz konkretnych dostosowań (np. pora spotkania, przerwa, spotkanie stacjonarne/online, przekazanie ustaleń na piśmie) – napisz o tym w zgłoszeniu, żebyśmy mogli je uwzględnić. 

Co dalej? 

1. Po zamknięciu naboru skontaktujemy się z wybranymi osobami w sprawie terminów rozmów. 

2. Kryteria wyboru: zgodność z wymaganiami, balans doświadczenia zawodowego oraz kompetencji twardych i miękkich.   

    Uwaga! W zgłoszeniu proszę zamieścić niniejszą treść zgody na przetwarzanie danych osobowych:  

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację im. Stefana Batorego dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”