Ogłoszenia - ngo.pl

Right to Protection (zwana dalej „Fundacją”) jest organizacją charytatywną, której działalność koncentruje się na udzielaniu wsparcia osobom z doświadczeniem migracyjnym, osobom objętym ochroną czasową, osobom potrzebującym ochrony międzynarodowej, bezpaństwowcom, osobom zagrożonym bezpaństwowością oraz osobom nieposiadającym dokumentów.

Projekt ma na celu zapewnienie obywatelom Ukrainy przebywającym w krajach Europy dostępu do rzetelnych informacji, indywidualnego doradztwa oraz wsparcia niezbędnego do podejmowania świadomych i dobrowolnych decyzji dotyczących ich przyszłości.

Projekt realizowany jest w ramach Regionalnej Sieci Doradztwa i Kierowania do Odpowiednich Usług (Regional Counselling and Referral Network), koordynowanej przez R2P Polska i obejmującej działania realizowane bezpośrednio przez Fundację oraz we współpracy z organizacjami partnerskimi w Polsce, Niemczech, Szwecji, Czechach, Słowacji i Rumunii.

Część działań w krajach uczestniczących realizowana jest na podstawie formalnych umów o partnerstwie/subgrantach zawieranych między R2P a organizacjami lokalnymi, które otrzymują wsparcie finansowe i techniczne na prowadzenie działań doradczych, informacyjnych i outreachowych zgodnie ze wspólnymi standardami Sieci.

Czas trwania projektu: do 31 grudnia 2026 roku, z możliwością przedłużenia.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Pod ogólnym nadzorem Regional Programme Manager oraz we współpracy z działem finansowym i zespołem projektowym, osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za:

• Wsparcie w administrowaniu umowami o subgrancie/partnerstwie zawieranymi z organizacjami realizującymi działania projektu w krajach uczestniczących.
• Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji subgrantowej (umowy, aneksy, budżety partnerów, harmonogramy płatności) zgodnie z procedurami  oraz wewnętrznymi procedurami Fundacji.
• Wsparcie w przeprowadzaniu oceny zdolności instytucjonalnych i finansowych (due diligence/capacity assessment) organizacji partnerskich przed podpisaniem umów subgrantowych.
• Monitorowanie terminowości i zgodności wydatkowania środków przez partnerów z zatwierdzonymi budżetami oraz zasadami grantodawcy.
• Zbieranie, weryfikację wstępną i archiwizację raportów finansowych i narracyjnych składanych przez organizacje partnerskie.
• Wsparcie w organizacji wizyt monitoringowych u partnerów, w tym przygotowywanie list kontrolnych, notatek z wizyt oraz rejestru ustaleń i zaleceń.
• Śledzenie harmonogramu transz/płatności dla partnerów oraz przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ich realizacji we współpracy z działem finansowym.
• Prowadzenie rejestru umów subgrantowych, terminów raportowania, ważności umów oraz statusu zgodności (compliance) poszczególnych partnerów.
• Wsparcie w komunikacji z organizacjami partnerskimi w zakresie wymogów administracyjnych, finansowych i sprawozdawczych związanych z subgrantami.
• Wsparcie w przygotowywaniu zbiorczych zestawień i raportów dotyczących wykorzystania środków subgrantowych na potrzeby raportowania.
• Archiwizację dokumentacji subgrantowej oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów zgodnie z wymogami audytowymi.
• Wykonywanie innych zadań administracyjnych związanych z zarządzaniem subgrantami, zlecanych przez Regional Programme Manager.

WYMAGANIA ZAWODOWE

• Minimum 1–2 lata doświadczenia w administracji, finansach, obsłudze grantów/subgrantów lub projektów w organizacji pozarządowej.
• Znajomość języka ukraińskiegow mowie i piśmie. 
• Biegła znajomość języka polskiego będzie dodatkowym atutem.
• Znajomość języka angielskiego będzie dodatkowym atutem.
• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność oraz umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Samodzielność, odpowiedzialność oraz wysoka dbałość o szczegóły, zwłaszcza w pracy z dokumentacją finansową.
• Umiejętność pracy zespołowej oraz skutecznej komunikacji z partnerami z różnych krajów.
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Excel) oraz narzędzi do pracy online (np. Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace).
• Umiejętność pracy pod presją czasu i dotrzymywania terminów sprawozdawczych.
• Zaangażowanie oraz identyfikacja z misją organizacji pozarządowej.

OFERUJEMY

Wybranemu kandydatowi/wybranej kandydatce oferujemy:

• kontrakt do 31 grudnia 2026 r., z możliwością przedłużenia uzależnioną od finansowania oraz wyników pracy;
• zatrudnienie na umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną;
• wynagrodzenie adekwatne do zakresu obowiązków i doświadczenia,
• możliwość realnego wpływu na rozwój organizacji i jej działalności;
• pracę nad projektem o wysokim znaczeniu społecznym, realizowanym w kilku krajach Europy;
• profesjonalne wsparcie mentora oraz zespołu finansowego i programowego Fundacji;
• pracę w jednej z wiodących ukraińskich organizacji pozarządowych zajmujących się prawami człowieka i pomocą humanitarną.

SPOSÓB APLIKOWANIA

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV oraz listu motywacyjnego na adres [email protected] z dopiskiem:

„Subgrants Assistant – Warszawa”

Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami zaproszonymi do rozmowy kwalifikacyjnej.

Zgłoszenia będą przyjmowane do 20.08.2026 roku. W przypadku wyłonienia odpowiedniego kandydata wcześniej Fundacja zastrzega sobie prawo do zakończenia procesu rekrutacji przed upływem wskazanego terminu.