Ogłoszenia - ngo.pl

Fundacja na rzecz Nauki Polskiej jest niezależną, pozarządową instytucją typu non-profit, powołaną dla wspierania nauki. Działa nieprzerwanie od 1991 roku i niezmiennie realizuje swoją misję: „wspierać najlepszych, aby mogli stać się jeszcze lepsi”. Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko:

Specjalista/tka ds. obsługi Kancelarii

Miejsce pracy: Warszawa

nr ref.: 25/08/2026/KAN

       Główne zadania:

·       zapewnienie profesjonalnej obsługi kancelaryjnej Fundacji;

·       organizacja i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej);

·       wsparcie pracowników w zakresie obiegu i przepływu korespondencji związanej z realizacją działalności programowej;

·       przygotowywanie protokołów i uchwał z posiedzeń Zarządu;

·       udział w organizacji oraz obsłudze posiedzeń Rady Fundacji;

·       przygotowanie oraz redagowanie dokumentów, raportów, protokołów i notatek ze spotkań;

·       dbanie o wewnętrzny oraz zewnętrzny przepływ informacji;

·       wsparcie w organizacji spotkań i wydarzeń odbywających się w siedzibie Fundacji;

·       organizacja, we współpracy z firmą zewnętrzną, spotkań i podróży służbowych (rezerwacje, bilety, noclegi) członków Zarządu Fundacji oraz pracowników i gości;

·       przygotowywanie i archiwizowanie dokumentacji, w tym gromadzenie i archiwizacja dokumentów związanych z założeniem Fundacji i jej funkcjonowaniem;

·       pomoc w koordynacji rozliczania zleceń dla zewnętrznych kancelarii prawnych;

·       udział w organizacyjnej obsłudze kontroli zewnętrznych;

·       zapewnienia prawidłowego obiegu faktur oraz ich weryfikacja pod względem formalnym;

·       współpraca z dostawcami oraz dbanie o bieżące zaopatrzenie w artykuły spożywcze;

·       zastępstwo w zakresie obsługi recepcji.

Wymagane:

·       wykształcenie średnie techniczne lub policealne;

·       co najmniej 2-letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku lub w podobnym obszarze zadań;

·       praktyczna znajomość pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych;

·       komunikatywna znajomość języka angielskiego (poziom B2);

·       umiejętność organizacji pracy własnej, dbałość o szczegóły i terminowość;

·       samodzielność w działaniu oraz odpowiedzialność i terminowość;

·       wysokie kompetencje interpersonalne i umiejętność współpracy;

·       wysoka kultura osobista oraz pozytywne, życzliwe nastawienie.

Mile widziane:

·       wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów (preferowane kierunki: administarcja biurowa, administracja publiczna, prawo);

·       wyższy poziom znajomości języka angielskiego;

·       doświadczenie w organizacji spotkań i podróży służbowych;

·       znajomość zasad pracy kancelaryjnej i/lub archiwizacji dokumentów;

·       doświadczenie w pracy w organizacji pozarządowej, instytucji naukowej lub administracji.

Oferujemy:

·       stabilne zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy w oparciu o umowę o pracę (okres próbny 3 miesiące, następnie umowa na czas określony, po niej możliwość współpracy długoterminowej);

·       bogaty pakiet benefitów pozapłacowych m.in.: Pracowniczy Program Emerytalny, opieka medyczna, grupowe ubezpieczenie na życie, dofinansowanie do wypoczynku, stacjonarny i e-learningowy kurs j. angielskiego, zajęcia Zdrowy kręgosłup w pracy,

·       możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez udział w szkoleniach i kursach,

·       dobrą atmosferę i przyjazne środowisko pracy.

Zapraszamy do aplikowania osoby, które cenią dobrą organizację pracy, lubią kontakt z ludźmi oraz chcą rozwijać się w środowisku sprzyjającym współpracy i zaangażowaniu.

Aplikacje można składać poprzez formularz rekrutacyjny dostępny pod linkiem:
https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=dce2c1791cc34c73a74b53616b07be44

lub mailowo na adres: [email protected](z zaznaczonym nr ref.: 25/08/2026/KAN)

Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 24.09.2026 r.

Uprzejmie informujemy, że nie zwracamy nadesłanych ofert. Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane aplikacje. Na aplikacji prosimy 
o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji przeprowadzanego przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych). 

Jednocześnie, oświadczam, że poinformowano mnie, iż Administratorem Danych Osobowych jest Fundacja na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w  Warszawie (02-611) przy ul. I. Krasickiego 20/22; przysługuje mi prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do przenoszenia danych do innego administratora, prawo usunięcia danych osobowych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Moje dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych od momentu ich pozyskania przez okres 6 m-cy od czasu zakończenia procesu rekrutacji. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail [email protected]. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne w celu realizacji procesu rekrutacji. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Pani/Pana dane udostępnione w procesie rekrutacji nie będą przykazywane do podmiotów zewnętrznych.