Ogłoszenia - ngo.pl

Stowarzyszenie mali bracia Ubogich poszukuje osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie naszej administracji i biura oraz będzie wspierać Zarząd i zespół w codziennej pracy. 

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i uważnej, która lubi, gdy sprawy są uporządkowane i doprowadzone do końca. Ważna jest dla nas również otwartość na ludzi – na tym stanowisku administracja łączy się ze współpracą z zespołem, członkami Stowarzyszenia, partnerami i osobami kontaktującymi się z naszą organizacją. 

Zakres zadań i odpowiedzialności:   

Administracja i sprawne funkcjonowanie biura, w tym w szczególności: 

• prowadzenie sekretariatu i obsługa korespondencji,  
• przygotowywanie pism, zestawień, formularzy i innych dokumentów administracyjnych, 
• prowadzenie rejestrów, baz danych oraz archiwizacja dokumentacji, 
• współpraca z księgowością, m.in. w zakresie przekazywania faktur i dokumentów finansowych (KSeF) 
• koordynowanie obiegu dokumentów, umów i innych dokumentów formalnych, 
• monitorowanie terminów dotyczących umów i innych zobowiązań administracyjnych, 
• dbanie o terminowy i sprawny przepływ informacji w organizacji, 
• koordynowanie spraw związanych z lokalnymi biurami Stowarzyszenia, 
• organizacja spotkań i wyjazdów służbowych, 
• wsparcie organizacyjne spotkań, szkoleń, wydarzeń i innych działań Stowarzyszenia, 
• organizacja zakupów oraz współpraca z dostawcami usług i serwisami., 
• współpraca z zespołem Stowarzyszenia w sprawach organizacyjnych i administracyjnych, obsługa telefonu informacyjnego Stowarzyszenia, 
• dbanie o poufność informacji i prawidłowe przetwarzanie danych osobowych. 

Wsparcie Zarządu Stowarzyszenia w sprawach organizacyjnych i administracyjnych 

Wymagania - szukamy osoby, która: 

• ma doświadczenie w pracy administracyjnej, sekretariacie, office management lub na podobnym stanowisku, 
• bardzo dobrze organizuje swoją pracę i potrafi jednocześnie prowadzić kilka różnych tematów, 
• jest osobą samodzielną, dokładną i odpowiedzialną, 
• potrafi pilnować terminów i dbać o poprawność dokumentacji, 
• swobodnie korzysta z narzędzi biurowych i szybko uczy się nowych systemów (CRM, KSeF), 
• potrafi profesjonalnie i życzliwie komunikować się zarówno telefonicznie, jak i mailowo, 
• umie współpracować z osobami pełniącymi różne role w organizacji, 
• ceni uporządkowane procesy, ale jednocześnie potrafisz odnaleźć się w dynamicznym środowisku. 

Oferujemy: 

• stabilne, długoterminowe zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w wymiarze 1 etatu,  
• biuro w bardzo dobrze skomunikowanym punkcie w centrum miasta, możliwość pracy w formule hybrydowej,
• profesjonalny onboarding i wsparcie we wdrożeniu,  
• możliwości rozwoju zawodowego,  
• świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,  
• przyjazną, a zarazem profesjonalną atmosferę pracy, 
• pracę w organizacji o ugruntowanej pozycji, zrzeszonej w międzynarodowej Federacji.  

Proponowane wynagrodzenie na okresie próbnym: 7000 - 7500 zł brutto (1 etat) w zależności od doświadczenia i dopasowania do wymagań, z możliwością przeszeregowania po okresie próbnym. 

Jak aplikować? 
Jeśli bliska jest Ci praca w organizacji społecznej i chcesz, aby Twoja codzienna praca wspierała działania na rzecz osób starszych, prześlij nam swoje CV oraz kilka zdań o tym, dlaczego interesuje Cię praca w Stowarzyszeniu mali bracia Ubogich na adres [email protected] do 30 września 2026 r. 

W tytule wiadomości wpisz: „Specjalista / Specjalistka ds. administracyjnych”. 
Prosimy o zamieszczenie w CV następującej zgody: 

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie mali bracia Ubogich w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko, na które aplikuję, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).”