Ogłoszenia - ngo.pl

HI! 

Stowarzyszenie Human Impact szuka osoby, która pokieruje Działem Administracji, czyli zapleczem organizacji realizującej kilkadziesiąt projektów krajowych i międzynarodowych. Będziesz kierować zespołem odpowiedzialnym za finanse projektów, sprawy kadrowe, umowy i administrację. 

Szukamy osoby wymiarze pełnego etatu do naszego biura w Warszawie.

Twój zakres obowiązków:

• Pokierujesz Działem Administracji: zorganizujesz pracę zespołu, przydzielisz zadania i ustalisz priorytety. Zadbasz o równy podział obowiązków z uwzględnieniem obciążenia pracą w danym okresie, poprowadzisz spotkania działu, będziesz wdrażać nowe osoby i dbać o ich rozwój.
• Jednym z dwóch kluczowych obszarów Twojej roli będzie nadzór nad finansami projektów i organizacji. Będziesz odpowiadać za kontrolę budżetów, rejestry wydatków, kwalifikowalność wydatków i wnioski o płatność oraz za weryfikację dokumentacji finansowej przygotowywanej przez zespół.
• Drugim kluczowym obszarem będzie nadzór nad dokumentacją pracowniczą i jej zgodnością z przepisami prawa. Będziesz koordynować przygotowywanie i aktualizację umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, a także dbać o dostosowywanie dokumentacji do zmieniających się przepisów.
• Będziesz odpowiadać za onboarding i offboarding pracowników: od przygotowania i podpisania umów, przez wdrożenie i nadawanie dostępów do kluczowych systemów, aż po zakończenie współpracy.
• Zadbasz o zgodność organizacji z RODO i standardami ochrony małoletnich: będziesz nadzorować aktualizację polityk bezpieczeństwa i prywatności oraz prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych.
• Będziesz nadzorować dokumentację rejestrową Stowarzyszenia (KRS, statut) i przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu.
• Będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie biura w Warszawie oraz za wsparcie administracyjne dla biur w Łomży i Białym Kościele.
• Będziesz wspierać Zarząd we współpracy z kluczowymi wykonawcami i kontrahentami, w tym z biurem rachunkowym, obsługą kadrową, prawną i IT, dbając o sprawną komunikację i realizację ustaleń.
• Będziesz rozwijać i standaryzować procesy Działu Administracji: inicjować i koordynować tworzenie procedur, wdrażanie usprawnień oraz optymalizację obiegu dokumentów. Będziesz też monitorować efektywność pracy działu i regularnie raportować do Zarządu.

Nasze wymagania:

• co najmniej 2 lata doświadczenia w rozliczaniu projektów finansowanych ze środków publicznych lub Unii Europejskiej (np. EFS+, Erasmus+, dotacje krajowe lub samorządowe): budżety, rejestry wydatków, kwalifikowalność, wnioski o płatność,
• doświadczenie na stanowisku takim jak: Kierownik/czka Administracji, Office Manager/ka, Kierownik/czka ds. rozliczeń projektów, Koordynator/ka finansowy/a projektów,
• umiejętność współpracy z Zarządem, zewnętrznymi specjalistami i wykonawcami, w tym z biurem rachunkowym, obsługą kadrową i prawną,
• doświadczenie w układaniu lub porządkowaniu procesów i procedur,
• doświadczenie w kierowaniu zespołem: organizacja pracy, podział zadań, wdrażanie i wspieranie ludzi,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów przy wielu równoległych zadaniach,
• samodzielność, dokładność i terminowość,
• umiejętność prowadzenia spraw od początku do końca,
• bardzo dobra znajomość Excela, Microsoft Teams i SharePointa,
• znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2,
• prawo jazdy kat. B,
• otwartość na pracę z narzędziami sztucznej inteligencji – w dziale korzystamy z agentów AI.

Oferujemy

• zatrudnienie na pełny etat (umowa o pracę) lub współpracę B2B – do wyboru,
• realną decyzyjność: samodzielne kształtowanie działu, procesów i zespołu, z bezpośrednim dostępem do Zarządu,
• pracę przy kilkudziesięciu projektach krajowych i międzynarodowych oraz z rozbudowaną siecią partnerów w całej Europie,
• pracę w Warszawie z wyjazdami na działania projektowe w Polsce i za granicą,
• udział w międzynarodowych szkoleniach i wydarzeniach w Europie i Azji,
• prywatną opiekę zdrowotną.

O nas

Jesteśmy polską organizacją pozarządową, dla której rozwój jest słowem-kluczem. Wzmacniamy lokalny potencjał społeczny i rozwijamy kompetencje uczestników naszych projektów, realizując inicjatywy społeczne, edukacyjne i obywatelskie w Polsce i na świecie. Wierzymy w edukację pozaformalną – naukę przez praktykę i doświadczenie, bo to ona realnie zmienia ludzi i otoczenie. Łączymy ambicję z dbałością o detale, dzięki czemu każdy projekt staje się przestrzenią do wzrostu: osobistego, zawodowego i społecznego.

Stowarzyszenie Human Impact działa od 2015 roku. Prowadzimy projekty finansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego w kilkunastu województwach: od ośrodków interwencji kryzysowej i punktów wsparcia rodzin, przez centra integracji cudzoziemców, kluby integracji społecznej i placówki wsparcia dziennego, po programy aktywizacji zawodowej kobiet i work-life balance. Nasze biura znajdziesz w Warszawie, Łomży i Białym Kościele, a nasze działania – w społecznościach lokalnych w całej Polsce.

Jeśli szukasz miejsca, w którym Twoja praca ma znaczenie, a przy tym chcesz się rozwijać w zespole, który dba o szczegóły tak samo jak o wielkie cele – dobrze trafiłeś/aś.

Jak aplikować

CV prosimy przesyłać do  5.12.2026, na adres r[email protected], z tytułem wiadomości „Menadżer / Menadżerka działu Administracji i Finansów”.